Sabtu lalu buat pertama kali saya menjalankan program bersama UITM Kedah di Hotel Swiss Inn Kedah Darul Aman. Program ini adalah bertujuan untuk memberi pendedahan kepada peserta tentang tips, teknik dan kemahiran yang diperlukan untuk menghadapi dunia pekerjaan kelak. Peserta terdiri daripada mahasiswa dan mahasiswi dalam pengajian BBA Marketing dan juga Islamic Banking.

Dalam program sehari ini, saya ceritakan beberapa tips dan teknik untuk bercakap dikhalayak ramai. Saya juga kongsikan beberapa pengelaman saya sendiri dalam menghadiri temuduga terutama temuduga saya semasa mahu memasuki Syarikat Perakaunan PriceWaterHouseCoopers dulu.

Alhamdulillah, program hari tersebut berjalan dengan lancar walaupun ada beberapa dugaan dalam bentuk teknikal yang tidak dapat dielakkan. Saya juga dapat pelajari sesuatu yang baru melalui salah seorang Penceramah jemputan iaitu En Johan mengenai ‘table manners’ dan grroming technique. Hmmm… memang banyak yang kita boleh pelajari kalau datang ke program-program sebegini sebenarnya. Saya percaya semua peserta sangat bertuah dan beruntung kerana dapat menyertai program ini dengan kemahuan mereka sendiri.

Jadi, saya ucapkan tahniah kepada semua peserta yang telah berjaya mengikuti program ini sepenuhnya. Semoga apa yang teah dipelajari akan benar-benar memberi manfaat dan kelebihan kepada anda di masa akan datang.

Tip hari ini ialah berkenaan saiz tulisan yang anda gunakan. Ada masanya, anda mungkin menulis dengan saiz tulisan yang terlalu besar. Namun, ini jarang mendatangkan masalah. Masalah akan timbul jika saiz tulisan anda terlalu kecil. Jadi tip hari ini ialah elakkan daripada menggunakan saiz tulisan yang terlalu kecil. Ini menyukarkan penonton anda membacanya dan mereka akan cepat hilang tumpuan dan mula merasa bosan jika mereka tidak dapat membaca apa yang anda tulis di atas slide powerpoint anda.

Berdasarkan pengalaman saya, saya yang paling kecil atau minimum yang sesuai digunakan ialah saiz 28. Saiz 28 ini sesuai jika anda menggunakan font Times New Roman atau arial. Jika anda gunakan font seperti Bernard MT Condensed contohnya, saiz 28 mungkin masih agak kecil.

Satu perkara yang anda perlu tahu, saiz tulisan anda bergantung kepada berapa ramai penonton anda dan berapa besar skrin dan tempat anda membuat presentation nanti. Jika anda membuat presentation untuk 25 orang dan tempat presentation itu kecil sahaja, anda tidak perlu gunakan font yang terlalu besar. Namun jika anda membuat presentation di dalam dewan besar dan dihadiri lebih 100 orang, anda patut gunakan saiz tulisan yang lebih besar.

Satu masalah yang sering diajukan kepada saya mengenai saiz tulisan ialah, jika anda menulis dengan saiz yang besar, nanti tak muat pula ruang di dalam slide powerpoint tu. Hmmm… jika anda baca tip saya minggu lalu, anda mungkin tahu bahawa di dalam slide powerpoint, anda patut tulis hanya isi penting, bukan keseluruhan ayat. Jika anda letakkan terlalu banyak isi dan ayat dalam satu slide, saya pasti ruang yang ada tidak akan mencukupi. 

Ada satu soalan yang biasa graduan tanya kepada saya. Bagaimanakah cara untuk menjawab soalan dengan bijak dan matang terutamanya semasa menjawab soalan temuduga? Adakah anda tahu jawapan kepada soalan ini?

Ada jawapan yang panjang dan ada jawapan yang pendek. Jawapan yang panjang, saya perlu ceritakan tentang jenis-jenis soalan yang ditanya, situasi semasa soalan ditanyakan, keadaan penyoal, latar belakang penyoal, latar belakang penjawab dan sebagainya dan sebagainya dan sebagainya…….. Panjang nak bercerita tu.

Jangan risau. Ada jawapan yang pendek. Jawapan yang pendek ialah, BACA BUKU. Pendek kan? Buku apa yang perlu anda baca? Buku-buku pembangunan diri seperti buku-buku motivasi dan buku-buku kemahiran seperti kemahiran berfikir, kemahiran bercakap dikhalayak ramai, kemahiran pengurusan masa dan diri, dan sebagainya.

Bila anda membaca, otak anda akan berfikir. Semakin kuat anda berfikir dan semakin banyak buku yang anda baca, anda akan mempunyai pandangan yang luas tentang sesuatu berbanding orang-orang yang tidak membaca. Contohnya, jika ditanya soalan, apa pendapat anda tentang pelajar yang ponteng sekolah?

Orang-orang yang tidak membaca mungkin hanya boleh jawab dengan jawapan yang umum seperti tidak bertanggungjawab, tidak ada matlamat, tidak serius dan tidak nampak kepentingan pergi ke sekolah. Kadang-kadang jawapan ini pun mereka susah nak jawab.

Orang-orang yang membaca pula akan mempunyai lebih banyak jawapan yang lebih matang seperti

• Pelajar yang ponteng sekolah mungkin bermasalah tetapi pihak berkenaan perlu kaji apa sebab sebenarnya yang mendorong mereka ponteng sekolah.
• Pelajar yang ponteng sekolah tidak boleh terus dilabelkan sebagai pelajar bermasalah kerana, dengan label itu, mereka akan terus menerus menimbulkan masalah. Apabila kita sudah melabelkan mereka sebagai bermasalah, apa sahaja yang mereka lakukan baik atau buruk akan sentiasa kelihatan buruk di mata kita.
• Dan sebagainya……

Jadi, langkah pertama dan penting untuk anda mampu menjawab soalan dengan bijak dan matang ialah, Baca Buku mulai sekarang.

Buka minda untuk menerima ilmu. Ilmu mudah diterima dengan minda yang terbuka. ~Osman Affan~

Ada 3 perkara yang anda perlu jaga apabila anda sedang belajar sesuatu daripada seseorang.

1. Jangan anggap anda lebih pandai daripada beliau. Jika anda rasa anda lebih pandai, anda tidak akan pelajari apa-apa. Tambahan pula, jika anda lebih pandai, mengapa anda sedang belajar sesuatu daripada beliau?
2. Jangan jatuhkan air muka atau memalukan beliau. Ada kalanya orang yang mengajar tersilap cakap atau terlupa apa yang hendak diperkatakan. Jangan ketawakan atau memandang rendah kepada beliau. Ingat, anda sedang belajar. Apabila beliau merasa malu atau terhina, anda tidak akan diajar dengan hati yang terbuka. Anda yang akan rugi, bukan beliau.
3. Walaupun apa yang diterangkan oleh beliau anda sudah tahu, anda tidak perlu menunjuk-nunjuk. Maksudnya, anda tidak perlu sibuk cuba menunjukkan yang anda sudah tahu dengan berkata “ha, saya dah tau yang tu.” atau “benda ni saya dah pandai, takyah cerita pun takpe” dan sebagainya.

Selamat menuntut ilmu.

Tip yang keempat ini saya pelajari semasa saya sedang mengikuti pengajian Sarjana di Universiti Islam Antarabangsa. Saya sedang belajar Psikologi Pendidikan dibawah didikan Dr Norazian. Ketika itu pelajar membuat presentation untuk mendapat markah dalam semester pertama.

Ketika membuat presentation, ada pelajar yang menulis terlalu banyak ayat di slide powerpoint (lihat contoh yang saya berikan). Dr Norazian agak marah melihat powerpoint yang begitu. Jadi beliau berkata, “ini PowerPoint ke PowerSentence ni?” Pelajar-pelajar bersama-sama ketawa mendengar komen ini termasuklah pelajar yang membuat presentation tersebut. Ada benarnya komen ini walaupun bunyinya agak kelakar.

Jadi, tip yang keempat ini ialah, jangan tulis terlalu panjang dalam powerpoint slide anda hingga ia menjadi powersentence.

Tujuan PowerPoint digunakan ialah untuk meringkaskan isi-isi anda supaya mudah anda terangkan. Anda cuma menulis isi penting sahaja, kemudian anda terangkan tentang isi tersebut dengan lebih lanjut. Ada beberapa akibat utama jika anda tulis panjang begini.

• Anda pasti akan cuba membaca apa yang anda tulis terus daripada skrin projector. Jadi akan mula menghadap skrin projector, bukan menghadap penonton anda. Tidak bagus bukan?
• Bukan sahaja anda yang akan membaca apa yang terpapar di skrin, penonton anda juga akan turut membacanya. Akibatnya, penonton tidak akan memberi perhatian kepada anda dan mula sibuk membaca.
• Jika semua sudah anda tuliskan dan paparkan di skrin, apa lagi yang hendak anda terangkan?
• Presentation anda akan jadi sangat hambar dan membosankan kerana anda hanya membaca daripada skrin projector.

Apa yang anda perlu lakukan ialah, ringkaskan ayat-ayat anda kepada kata kunci dan isi penting sahaja. Ingat, anda perlu terangkan dengan lebih lanjut tentang isi penting itu. Ini membuat anda kelihatan seperti anda benar-benar tahu tentang apa yang anda katakan itu.

Jadi mulai hari ini, ringkaskan apa yang anda tulis di slide powerpoint anda. Jangan takut untuk bercakap menghadap penonton. Ceritakan kepada penonton apa maksud isi penting yang terpapar di skrin projector anda.

Tips yang ketiga agak mudah. Elakkan daripada menggunakan bunyi-bunyi yang tidak berkenaan. Anda mungkin pernah lihat presentation yang mengeluarkan pelbagai bunyi setiap kali perkataan atau gambar keluar kan? Kadang-kadang ada bunyi yang keluar setiap kali slide bertukar. Ada bunyi orang tepuk tangan, bunyi machinegun, bunyi kereta berhenti kecemasan dan bermacam-macam bunyi lagi.

Pada pendapat saya, bunyi-bunyi itu bertujuan membantu penerangan anda jika anda membuat sebarang animasi yang melibatkan imej bergerak. Animasi akan jadi lebih menarik apabila ada bunyi. Tetapi bunyi-bunyi itu telah disalah gunakan dengan mengeluarkannya setiap kali perkataan keluar atau setiap kali slide bertukar.

Ada beberapa akibat jika anda gunakan bunyi-bunyi yang tidak berkenaan ini:

• Presentation anda kelihatan tidak professional dan kelihatan seperti anda sedang membuat presentation untuk kanak-kanak 5-6 tahun. Adakah itu imej yang cuba anda tonjolkan dalam presentation anda?
• Penonton anda akan rasa terganggu dengan bunyi-bunyi tersebut. Jika anda lihat sesiapa yang membuat presentation dengan bunyi-bunyi begini, cuba lihat reaksi penonton-penonton lain. Saya pasti ada penonton yang akan tersenyum sinis kerana bunyi-bunyi sangat tidak sesuai digunakan.
• Anda tidak akan dapat menyampaikan mesej presentation anda dengan baik. Ini kerana penonton anda akan hilang tumpuan mereka beberapa ketika setiap kali ana keluarkan bunyi-bunyi yang tidak sesuai itu.

Jadi, elakkan daripada melakukan kesilapan yang menjatuhkan imej presentation anda. Namun, jika anda rasa ada bunyi yang perlu anda gunakan untuk membantu menerangkan mesej anda, jangan ragu-ragu menggunakannya…..

Tip kedua ini adalah sangat penting. Ini adalah kesalahan utama bagi mereka yang jarang membuat presentation dan yang baru berjinak-jinak dalam membuat powerpoint presentation. Jika anda lakukan kesilapan ini, serta-merta anda akan kelihatan seperti amatur atau budak-budak baru belajar.

Kesilapan itu ialah meletakkan imej animasi dalam presentation anda. Maksudnya, bila anda buat presentation, ada imej kecil atau besar yang bergerak-gerak. Kadang-kadang anda letak kerana imej itu nampak comel, geram pulak kalau tak letak. Namun anda perlu tahu, apabila ada imej yang bergerak-gerak tu, ada beberapa kesan utama.

• Anda mengganggu konsentrasi penonton anda. Apabila ada benda yang bergerak dalam powerpoint anda, tumpuan penonton sama ada akan tertumpu kepada pergerakan itu kerana mereka sukakan benda itu atau mereka akan rasa terganggu kerana pergerakan itu boleh menyakitkan hati.
• Kedua, dalam presentation, anda memerlukan 100% tumpuan daripada penonton supaya mereka dapat faham apa yang anda katakan. Tetapi, apabila ada pergerakan itu, penonton pasti tidak akan dapat menumpukan perhatian mereka 100% kepada anda. Jadi, anda yang akan rugi.
• Ketiga, saya percaya hanya kanak-kanak kecil sahaja yang suka benda yang bergerak-gerak seperti animasi kartun. Jika presentation anda untuk kanak-kanak kecil pun, saya tidak galakkan gunakan animasi begini kerana ia masih lagi mencuri tumpuan penonton anda.

Semasa saya belajar A-level di Shah Alam dulu, saya aktif menyertai kelab teater hingga pernah bertanding untuk mewakili Selangor. Satu perkara yang diajar oleh pengarah teater saya ketika itu (Sekarang ni bergelar Dr. Sam, Phd in Physics), bila kita berada di depan penonton, kita perlu tamak sikit. Bukan tamak apa, tamakkan perhatian mereka. Jadi, kalau ada apa-apa kat atas pentas yang boleh mencuri perhatian penonton kita, kita mesti elakkan atau hapuskan.

Sama seperti powerpoint presentation ini, elakkan daripada meletakkan sesuatu yang mencuri perhatian penonton anda.

p/s Saya rasa anda pun akan pening bila baca posting saya yang banyak animation macam ni.

Tip Microsoft PowerPoint yang pertama ialah, elakkan daripada menggunakan background berwarna putih sahaja. Kadangkala anda mungkin tidak mempunyai masa yang mencukupi untuk bersedia lalu anda cuma gunakan latar belakang tanpa apa-apa warna dan design.

Apa akan jadi jika anda menggunakan warna putih itu sahaja sebagai latar belakang?

• Pertama, anda kelihatan seperti tidak bersedia, dan membuat kerja pada saat akhir. Saya biasa melihat pelajar yang membuat presentation menggunakan latar belakang begini. Ia kelihatan seolah-olah pelajar tersebut tidak serius dalam presentation beliau.
• Kedua, anda tidak kelihatan professional. Ada bermacam-macam latar belakang yang boleh anda gunakan tetapi anda tidak menggunakan satu pun daripadanya. Orang yang melihat presentation anda mungkin terfikir bahawa anda belum pandai menggunakan powerpoint dan belum berpengalaman dalam membuat presentation. Jadi, mereka memandang rendah pada presentation anda.
• Ketiga, presentation anda tidak akan mempunyai daya tarikan. Ia kelihatan sangat hambar.

Mungkin ada antara anda yang berkata anda suka warna putih jadi anda gunakannya. Tidak salah menggunakan warna putih, tetapi anda mungkin boleh tambah dengan beberapa warna lain supaya ia nampak lebih menarik. Sekurang-kurangnya, letakkan warna seperti gambar kedua yang saya berikan. Ia kelihatan lebih menarik.

Anda perlu ingat, Microsoft PowerPoint digunakan untuk membantu pendengar presentation anda memahami apa yang anda sampaikan melalui rangsangan visual. Jadi, apa yang anda tunjukkan secara visual mesti mampu menarik perhatian mereka. Jadi, untuk tip pertama ini, elakkan daripada menggunakan latar belakang satu warna putih sahaja.

Dalam masa yang sama, elakkan daripada menggunakan latar belakang yang terlalu gelap seperti warna hitam pekat atau warna yang terlalu garang seperti warna merah terang. Ini akan mengganggu konsentrasi penonton anda. Jika anda menggunakan warna latar belakang yang terlalu terang juga, ia akan membuat tulisan anda tidak jelas.

Setelah saya fikirkan apakah soft skills yang boleh saya kongsikan bersama anda disini, saya terfikir tentang kemahiran menggunakan perisian Microsoft PowerPoint. Perisian ini adalah amat penting jika anda mahu membuat sebarang presentation tidak kira anda masih belajar atau anda sudah bekerja. Di dalam era informasi ini, anda akan jauh ketinggalan jika anda tidak tahu menggunakan perisian ini untuk membantu presentation anda.

Dalam berkongsi tips ini, saya akan berikan 21 tips berdasarkan pengalaman saya sendiri. Jika anda hadiri kelas-kelas komputer yang mengajar perisian, mungkin banyak lagi perkara yang anda akan tahu. Namun, saya percaya anda tidak perlu tahu semua perkara untuk menjadi lebih maju. 21 tips ini ialah tips-tips yang praktikal menurut pandangan saya dan tips-tips ini sering saya kongsikan bersama peserta semasa saya menjalankan program-program public speaking atau presentation skills. Ia juga berdasarkan pemerhatian saya terhadap kesilapan-kesilapan utama yang dilakukan oleh pelajar atau presenter semasa menggunakan perisian ini.

21 tips ini pula saya akan bahagikan kepada 3 bahagian.

• 7 tips pertama (tips 1 -7) saya namakan ‘7 perkara yang perlu dielakkan’.
• 7 tips kedua (tips 8 - 14) saya namakan ‘7 perkara yang perlu dipelajari’.
• 7 tips ketiga (tips 15 - 21) saya namakan ‘7 petua untuk lebih maju’.

Mengikut pengalaman saya sendiri, saya tidak pandai menggunakan perisian ini walaupun setelah saya tamat pengajian sarjana muda saya. Ini mungkin kerana tidak banyak presentation yang perlu saya lakukan semasa saya belajar dalam bidang perakaunan dulu. Pertama kali saya ingat saya gunakan perisian ini ialah semasa saya perlu buat presentation di depan senior managers di syarikat saya bekerja PriceWaterHouseCoopers Chartered Accountant.

Kini saya banyak menggunakan perisian ini untuk tujuan presentation dan training saya. Saya rasa perisian ini sangat hebat dalam membantu melancarkan perjalanan program saya dan dalam membantu menarik perhatian peserta program saya.

Satu perkara yang anda perlu sedar ialah, tujuan anda kuasai tips-tips Microsoft PowerPoint ini bukanlah supaya anda boleh gunakan kesan-kesan khas yang pelik-pelik dan menarik seperti ada rama-rama yang terbang atau gambar kartun yang bergerak-gerak. Tetapi sebab utama anda pelajari tips-tips ini ialah untuk anda majukan teknik anda untuk menyampaikan idea anda secara jelas dan teratur. Maksudnya, dengan memajukan kemahiran anda dalam Microsoft PowerPoint, anda akan majukan teknik anda berkomunikasi.

Insyaallah, esok kita mulakan dengan tips yang pertama. :)

Hari Rabu dan Khamis yang lepas, saya berada di Terengganu Darul Iman bagi menjalankan program SmartStudy Learning Skills untuk dua buah sekolah iaitu Sekolah Kebangsaan Kubang Ikan dan Sekolah Kebangsaan Durian Burung. Program ini adalah untuk pelajar tahun 6 yang bakal menduduki peperiksaan UPSR bulan September ini.

Di dalam program ini, saya kongsikan bersama pelajar pengalaman saya sendiri semasa mengambil peperiksaan tersebut. Saya ceritakan kepada pelajar bahawa saya adalah batch pertama yang mengambil peperiksaan UPSR pada tahun 1988. Ketika itu saya bersekolah di Sekolah Kebangsaan Tok Jiring, Kuala Terengganu.

Beberapa minggu sebelum peperiksaan dijalankan, sekumpulan pelajar di sekolah saya dipanggil oleh guru besar. Ada lebih kurang 20 orang pelajar yang dipanggil ketika itu. Pelajar-pelajar ini adalah pelajar yang disasarkan atau pelajar yang dijangka akan mendapat 5A dalam peperiksaan nanti. Ketika itu, saya tidak termasuk di dalam kumpulan pelajar itu. Maksudnya, berdasarkan prestasi saya, saya tidak dijangka akan mendapat 5A dalam peperiksaan UPSR yang akan datang tidak lama lagi itu.

Setelah pelajar itu semua keluar daripada bilik guru besar, mereka kelihatan gembira dan bangga. Saya pergi kepada beberapa orang pelajar tersebut dan cuba bertanya apa yang guru besar kata di dalam bilik tadi. Seorang kawan saya menjawab..” Aduhhh.. kitorang kena rotan tadi tu…..”. Dia berkata begini dengan muka tersengih-sengih. Seorang lagi menyambung lawak kawan saya ini, “ye la… abis lebam badan aku kena rotan…” kemudian mereka ketawa dan tidak menjawab soalan saya tadi….

Saya terfikir di dalam hati, kenapa la susah sangat nak jawab soalan saya tadi…. rahsia sangatkah apa yang diceritakan di dalam bilik itu tadi….. sedikit sebanyak, sebagai seorang budak berumur 12 tahun ketika itu, saya merasa agak sedih kerana saya rasa saya tidak ada potensi untuk berjaya. Saya sedih kerana saya tidak dapat tergolong dalam kumpulan pelajar yang bakal jadi cemerlang itu. Saya seperti masih boleh ingat apa perasaan yang saya rasakan ketika itu.

Setelah peperiksaan berlalu dan apabila keputusan peperiksaan tiba, cuma 11 orang pelajar yang mendapat 5A di sekolah saya. Alhamdulillah, saya adalah salah seorang daripada pelajar tersebut. Saya berjaya mendapat 5A! Tuhan saja yang tahu betapa gembiranya saya ketika itu……lebih separuh pelajar yang dijangka mendapat 5A tadi gagal mendapatnya.

Mesej saya kepada pelajar melalui cerita ini ialah, kebolehan dan potensi anda untuk berjaya bukanlah ditetapkan oleh pandangan ataupun sasaran orang lain tidak kira orang itu adalah guru, guru besar, ibu bapa mahupun tok bomoh…. kebolehan dan potensi anda untuk berjaya terletak di tangan anda sendiri kerana anda sahaja yang boleh membuktikan kebolehan sebenar anda.

Jadi, jika anda tidak dijangka untuk mendapat kejayaan cemerlang, jika anda tidak berada di kelas paling pandai di sekolah anda dan jika anda tidak pernah mencapai kecemerlangan akademik sebelum ini, itu semua tidak sepatutnya mempengaruhi kebolehan sebenar anda. Anda patut belajar untuk merasa yakin dengan diri anda sendiri bahawa anda akan berjaya. Saya sendiri sentiasa cuba meyakinkan diri saya sendiri dengan mendapat sokongan daripada orang-orang yang mempercayai kebolehan saya iaitu ibu dan bapa saya. Dengan sokongan mereka, saya sentiasa rasa bersemangat dan yakin bahawa saya juga ada kebolehan yang hebat.

Saya ucapkan selamat berjaya kepada semua pelajar yang sedang bertungkus-lumus untuk menghadapi cabaran dalam membuktikan kebolehan sebenar masing-masing….