Hari ini, kita akan pelajari bagaimana hendak memasukkan klip video ke dalam power point presentation anda. Selalunya, di dalam program yang saya jalankan, saya selalu tunjukkan klip-klip video yang menarik dan kelakar. Satu tujuannya ialah, peserta akan dapat menumpukan perhatian mereka kepada mesej yang cuba saya sampaikan. Disamping itu, klip-klip video yang menarik dan kelakar boleh menarik perhatian peserta saya untuk mendengar apa yang saya cuba sampaikan. Apa yang menarik ialah, saya tahu apa reaksi peserta saya setiap kali melihat beberapa klip video yang saya tunjukkan. Contohnya ada satu klip video ini, kalau saya tunjukkan, pasti semua peserta program saya akan ketawa terbahak-bahak. Jadi, apabila saya mahukan reaksi tertentu dalam program saya, saya akan tunjukkan klip video.

Ramai yang bertanya kepada saya daripada mana saya dapat klip-klip video itu semua. Jawapannya mudah sahaja. Anda masuk ke mana-mana search engine, dan taip funny videos. Anda akan lihat beratus-ratus malah beribu-ribu laman web yang menunjukkan klip video menarik dan kelakar. Namun, anda perlu pilih klip video yang sesuai. Tidak semua klip video berkenaan dan sesuai untuk ditunjukkan. Berhati-hati jika anda terambil klip-klip yang bersifat perkauman, iklan arak atau menunjukkan gambar-gambar yang tidak sopan. Klip video begini perlu dielakkan. Setelah anda jumpa klip video yang sesuai, selalunya ada panduan bagaimana mahu menyimpannya (download) ke dalam komputer anda. Selalunya juga, anda perlu ‘right click’ pada video tersebut dan ’save target as’ ke dalam komputer anda.

Setelah anda ada klip video di dalam folder powerpoint anda, klik insert –> Movies and Sounds –> Movie from file. Sama seperti tips memasukkan muzik semalam, anda akan ditanya sama ada mahu klip video itu terpasang secara automatik atau anda mahu klik sendiri untuk memasangnya. Selalunya saya biarkan ia terpasang dengan sendiri apabila slide itu terbuka. Ia kelihatan lebih lancar. Tetapi ia terpulang kepada anda.

Setelah klip video itu ada pada slide, anda boleh klik pada video itu dan besarkannya hingga memenuhi keseluruhan slide. Anda perlu berlatih untuk memainkan video ini secara lancar. Setelah anda masukkan klip video itu, cuba gunakannya berulang-ulang kali. Setiap kali saya membuat slide saya akan cuba berulang-ulang kali daripada slide pertama hingga ke slide terakhir. Itulah cara saya dapat lihat sama susunan slide saya itu lancar atau tidak.

Selamat mencuba.

Beberapa minggu lalu saya ada terangkan tip ke 9 iaitu tip untuk memasukkan gambar. Hari ini saya akan terangkan bagaimana mahu memasukkan bunyi atau muzik ke dalam powerpoint presentation anda. Mula-mula, klik insert –> Movies and Sound –> Sound from file. Kemudian muzik atau file bunyi mana yang anda ingin masukkan. Satu tip untuk anda, anda patut save file muzik ini ke dalam folder yang sama dengan file powerpoint anda. Ini akan memudahkan anda terutamanya jika anda terpaksa memindahkan file powerpoint ini ke komputer lain.

Setelah anda insert muzik seperti langkah diatas, anda akan ditanya, “How do you want the sound to start in the slide show? [Automatically] [When Clicked]”

Jika anda klik ‘automatically’, bunyi itu akan terpasang dengan sendiri apabila anda membuka slide tersebut. Jika anda klik ‘when clicked’, bunyi itu akan terpasang apabila anda klik pada icon speaker yang  keluar pada slide itu.

Kalau bunyi muzik anda itu pendek dan anda mahu ia berbunyi berulang-ulang kali, anda boleh ‘right click’ pada ikon speaker, dan klik ‘edit sound object’. Kemudian klik pada ‘loop until stopped’. Ini bermaksud, bunyi atau muzik anda akan sentiasa berbunyi berulang-ulang kali hingga anda menukar slide atau menghentikannya dengan sengaja.

Anda juga boleh klik pada ‘hide sound icon during slide show’. Ini akan menyembunyikan icon berupa speaker itu ketika muzik dimainkan. Nampak lebih professional.

Selamat mencuba.

Tip hari ini adalah untuk anda pelajari bagaimana mahu memasukkan audio seperti muzik atau bunyi khas, bagaimana memasukkan imej atau gambar dan bagaimana memasukkan klip video. Seperti yang saya ada terangkan sebelum ini, PowerPoint membantu anda mewujudkan persembahan visual yang menarik. Ini boleh dilakukan dengan memasukkan imej, gambar dan klip video. Presentation anda juga boleh jadi menarik jika anda boleh masukkan muzik atau kesan bunyi khas pada mana-mana tempat yang sesuai.

Kita mulakan dengan bagaimana memasukkan imej dahulu. Mudah sahaja. Pada panel utama anda, klik insert –> Picture –> From file. Kemudian buka folder di mana anda menyimpan gambar yang hendak anda masukkan itu. Klik pada gambar itu dan klik ok. Jika gambar itu besar, anda akan lihat ia memenuhi slide anda. Kadangkala ia jauh lebih besar daripada saiz slide anda. Apa yang perlu anda lakukan ialah mengecilkan gambar itu dengan klik pada bucu gambar itu, ‘drag’ ke dalam hingga ia menjadi lebih kecil.

Anda juga boleh masukkan imej berbentuk ‘animation’. Setelah anda masukkan imej yang berbentuk animation, ia akan bergerak apabila anda memulakan ’slide show’.

Ada beberapa tips untuk imej dan gambar:

• Gambar sangat bagus untuk untuk membuat presentation anda lebih jelas. Gunakan gambar yang berkenaan dan jika boleh, gambar yang tidak sensitif. Saya pernah buat satu program untuk pelajar UIA yang disertai oleh pelajar luar negara iaitu daripada negara-negara Afrika. Kebetulan, saya tengah ceritakan penderitaan orang-orang yang tidak mempunyai makanan yang cukup dan menderita kebuluran. Gambar-gambar yang saya tunjuk pula kesemuanya adalah orang-orang daripada benua afrika. Jadi gambar-gambar ini membuat peserta saya agak tidak selesa dan mereka menyatakan perasaan mereka kepada saya selepas program tersebut. Walaupun saya tidak ada niat hendak membuat sesiapa merasa sensitif, saya perlu lebih berhati-hati dengan apa yang saya tunjukkan.
• Jika anda ada kamera digital, proses menggunakan gambar ini akan jadi lebih mudah. Jika anda ceritakan tentang kawasan perumahan yang kotor contohnya, anda boleh ambil gambar-gambar sebenar dan tunjukkan kepada penonton anda.
• Jika anda tidak ada gambar yang sesuai dan anda masih memerlukan gambar untuk membantu presentation anda, anda boleh cari gambar-gambar itu diinternet. Contohnya, masuk ke www.google.com. Klik pada ‘image’ dan taip gambar apa yang anda cari. Apabila anda sudah jumpa gambar yang anda mahukan, ‘right klik’ pada gambar itu, dan ’save picture as’ di dalam komputer anda.

Selamat mencuba.

Apabila anda membuat design latar belakang di master slide, setiap kali anda klik untuk keluarkan slide baru, design yang anda gunakan di master slide ini akan keluar. Jadi, anda perlu fikirkan latar belakang yang sesuai untuk presentation anda. Ada beberapa tips untuk rekaan atau design untuk master slide anda.

• Gunakan warna yang menyerlahkan tulisan anda. Anda boleh gunakan kombinasi warna terang seperti merah atau biru dengan warna yang lembut seperti warna kuning atau biru muda. Anda lihat dan cuba sendiri kombinasi warna manakah yang sesuai untuk anda.
• Jika anda mahu gunakan gambar, pastikan gambar itu tidak terlalu terang hingga menggangu penonton melihat tulisan anda. Apa yang saya biasa lakukan ialah, saya akan turunkan ‘transparency’ gambar tersebut menggunakan perisian Macromedia Fireworks. (Lihat contoh)
• Jika anda mahu gunakan gambar dan anda tidak tahu cara menggunakan perisian lain untuk mengolah gambar tersebut, anda boleh insert gambar tersebut dahulu ke slide, dan ‘right klik’ –> Klik format picture –> Colour –> Washout. Kemudian anda boleh olah berapa terang gambar itu dengan mengawal ‘brightness’.

 Drawing tools

Sekarang saya akan tunjukkan bagaimana anda boleh gunakan Slide Master ini. Mula-mula, klik ‘view’ –> Master –> Slide Master. Anda akan lihat gambar disebelah. Kebiasaannya saya akan ‘delete’ semua kotak-kotak yang ada itu. Caranya ialah klik pada kotak-kotak itu dan tekan button delete pada papan kekunci anda.

Kemudian, slide yang kosong itu anda boleh hiaskan menggunakan drawing tools yang ada di bahagian bawah perisian PowerPoint itu. Anda boleh rekacipta latar belakang slide anda mengikut kehendak anda dan setelah selesai, cuma klik ‘close master view’. Selepas ini, cuba klik ‘new slide’ (button ini biasanya terletak dibahagian atas sebelah kanan’ dan anda akan lihat latar belakang yang anda reka tadi keluar. Selamat mencuba.

Sekarang kita sudah masuk ke tip yang kelapan. Tips ke 8 hingga 14 adalah tips-tips untuk anda pelajari dalam Microsoft PowerPoint. Untuk anda kuasai perisian ini dan mampu menggunakannya untuk membantu anda dalam membuat presentation, anda mesti mahir dalam asas-asasnya. Untuk pengetahuan anda juga, tips-tips ini adalah apa yang saya biasa lakukan. Ia tidak semestinya cara yang terbaik kerana ada terlalu banyak cara untuk mengolah PowerPoint anda. Jadi, jika anda rasa cara yang saya gunakan sesuai dan mudah bagi anda, anda boleh turut sama gunakan cara ini.

Tip yang ke-8 ini, saya akan ceritakan tentang ‘Master Slide’. Setiap kali anda ingin gunakan perisian PowerPoint, anda perlu pilih background yang anda inginkan. Seperti yang sudah terangkan dalam tips yang lalu, background atau latar belakang slide anda mestilah sesuai supaya perkataan yang anda paparkan kelihatan jelas dan menarik.

Selama ini, mungkin anda hanya gunakan ‘design templates’ sebagai latar belakang slide anda. Lihat menu utama perisian PowerPoint anda. Design template anda boleh perolehi dengan klik ’slide show’ –> klik ‘animation scheme’. Anda boleh lihat rekaan-rekaan latar belakang yang anda boleh gunakan. Cuma klik pada mana-mana rekaan yang anda mahu gunakan. (imej dibawah menunjukkan beberapa rekaan yang sedia ada di dalam PowerPoint)

Namun, jika anda ingin lebih maju dan kelihatan lebih professional, saya cadangkan agar anda mencipta latar belakang anda sendiri. Ini adalah kerana:

• # Anda boleh cipta latar belakang yang lebih relevan atau sesuai dengan apa yang anda persembahkan. Contohnya jika anda sedang membuat presentation tentang perniagaan beras, anda boleh gunakan gambar beras sebagai latar belakang.
• # Dalam training saya, jika saya jalankan program bersama UIA, saya akan gunakan latar belakang gambar UIA sendiri. Gambar itu saya olah supaya ia sesuai dengan tema presentation saya. Saya akan ajarkan teknik dalam tips yang akan datang nanti.
• # Anda boleh jadi lebih kreatif. Jika anda jadi lebih kreatif, presentation anda akan jadi lebih menarik. Anda juga akan rasa seronok dan tidak sabar untuk membuat presentation anda.

Hari ini, jika anda belum biasa menggunakan powerpoint, cuba gunakan beberapa background yang berbeza. Jika anda sudah biasa, cuba pilih background bagaimana yang sesuai digunakan berdasarkan 7 tips yang telah saya berikan sebelum ini. Insyaallah, kita akan sambung esok tentang cara menggunakan master slide.

Tip yang ketujuh, sesuatu yang perlu anda elakkan semasa menggunakan microsoft Powerpoint ialah, jangan gunakan terlalu banyak animation dalam sesuatu presentation. Contohnya, katakan anda paparkan 7 isi penting dalam slide anda dan isi penting itu keluar satu persatu. Ramai pelajar yang terlalu seronok menggunakan animation hingga mereka gunakan 7 jenis animation yang berbeza untuk setiap isi. Contohnya, isi pertama keluar dengan animation ‘fly in’, isi kedua keluar dengan animation ‘grow and turn’, isi ketiga dengan ‘compressed’ dan seterusnya.

Walaupun cara ini tidaklah salah, tetapi ada beberapa akibat yang mungkin anda tidak sedari:

• Presentation anda kelihatan tidak seragam. Mana tidaknya, satu animation keluar begini dan satu animation lagi keluar begitu. Perbezaan ini sedikit sebanyak akan mengganggu konsentrasi penonton anda.
• Presentation anda akan Jadi presentation untuk menunjukkan kebolehan anda menggunakan animation, bukan untuk menyampaikan mesej dengan jelas. Jadi, anda harus fikir semula kenapa anda buat presentation tersebut. Adakah animation yang berbeza anda lakukan tadi akan membantu penonton memahami mesej anda atau sebaliknya?
• Animation yang terlalu banyak jenis akan menghalang penonton daripada melihat kelancaran mesej yang anda ingin sampaikan.
• Presentation anda juga boleh kelihatan huru-hara jika anda gunakan terlalu banyak jenis animation dalam satu slide.

Cadangan saya, jika dalam satu slide ada 7 isi, gunakan animation yang sama. Jika anda gunakan animation ‘fly in’-'from top’, gunakan animation ini untuk kesemua 7 isi tadi. Di dalam slide seterusnya pula, anda boleh gunakan animation lain untuk isi-isi yang lain.

Tip yang keenam ialah, jika anda ada banyak isi yang ingin anda paparkan di dalam slide anda, jangan paparkan semuanya sekali gus. Sebab utamanya ialah, penonton anda akan sibuk membaca semua isi anda dan mula sangka yang mereka sudah tahu semua yang anda ingin katakan.

Dengan memaparkan semua isi anda sekaligus juga akan membuat slide anda kelihatan penuh dengan isi dan perkataan setiap masa. Secara psikologinya, penonton mudah rasa penat kerana terfikir terlalu banyak perkara yang perlu mereka dengar daripada anda. Jika isi anda keluar satu persatu, penonton anda tidak akan terasa terlalu penat kerana isi itu keluar sedikit demi sedikit.

Anda perlu pelajari bagaimana anda boleh keluarkan isi penting anda satu persatu dengan menggunakan Custom Animation. Saya akan ceritakan juga tentang teknik menggunakan Custom Animation ini dalam tips akan datang.

Tip hari ini ialah berkenaan saiz tulisan yang anda gunakan. Ada masanya, anda mungkin menulis dengan saiz tulisan yang terlalu besar. Namun, ini jarang mendatangkan masalah. Masalah akan timbul jika saiz tulisan anda terlalu kecil. Jadi tip hari ini ialah elakkan daripada menggunakan saiz tulisan yang terlalu kecil. Ini menyukarkan penonton anda membacanya dan mereka akan cepat hilang tumpuan dan mula merasa bosan jika mereka tidak dapat membaca apa yang anda tulis di atas slide powerpoint anda.

Berdasarkan pengalaman saya, saya yang paling kecil atau minimum yang sesuai digunakan ialah saiz 28. Saiz 28 ini sesuai jika anda menggunakan font Times New Roman atau arial. Jika anda gunakan font seperti Bernard MT Condensed contohnya, saiz 28 mungkin masih agak kecil.

Satu perkara yang anda perlu tahu, saiz tulisan anda bergantung kepada berapa ramai penonton anda dan berapa besar skrin dan tempat anda membuat presentation nanti. Jika anda membuat presentation untuk 25 orang dan tempat presentation itu kecil sahaja, anda tidak perlu gunakan font yang terlalu besar. Namun jika anda membuat presentation di dalam dewan besar dan dihadiri lebih 100 orang, anda patut gunakan saiz tulisan yang lebih besar.

Satu masalah yang sering diajukan kepada saya mengenai saiz tulisan ialah, jika anda menulis dengan saiz yang besar, nanti tak muat pula ruang di dalam slide powerpoint tu. Hmmm… jika anda baca tip saya minggu lalu, anda mungkin tahu bahawa di dalam slide powerpoint, anda patut tulis hanya isi penting, bukan keseluruhan ayat. Jika anda letakkan terlalu banyak isi dan ayat dalam satu slide, saya pasti ruang yang ada tidak akan mencukupi. 

Tip yang keempat ini saya pelajari semasa saya sedang mengikuti pengajian Sarjana di Universiti Islam Antarabangsa. Saya sedang belajar Psikologi Pendidikan dibawah didikan Dr Norazian. Ketika itu pelajar membuat presentation untuk mendapat markah dalam semester pertama.

Ketika membuat presentation, ada pelajar yang menulis terlalu banyak ayat di slide powerpoint (lihat contoh yang saya berikan). Dr Norazian agak marah melihat powerpoint yang begitu. Jadi beliau berkata, “ini PowerPoint ke PowerSentence ni?” Pelajar-pelajar bersama-sama ketawa mendengar komen ini termasuklah pelajar yang membuat presentation tersebut. Ada benarnya komen ini walaupun bunyinya agak kelakar.

Jadi, tip yang keempat ini ialah, jangan tulis terlalu panjang dalam powerpoint slide anda hingga ia menjadi powersentence.

Tujuan PowerPoint digunakan ialah untuk meringkaskan isi-isi anda supaya mudah anda terangkan. Anda cuma menulis isi penting sahaja, kemudian anda terangkan tentang isi tersebut dengan lebih lanjut. Ada beberapa akibat utama jika anda tulis panjang begini.

• Anda pasti akan cuba membaca apa yang anda tulis terus daripada skrin projector. Jadi akan mula menghadap skrin projector, bukan menghadap penonton anda. Tidak bagus bukan?
• Bukan sahaja anda yang akan membaca apa yang terpapar di skrin, penonton anda juga akan turut membacanya. Akibatnya, penonton tidak akan memberi perhatian kepada anda dan mula sibuk membaca.
• Jika semua sudah anda tuliskan dan paparkan di skrin, apa lagi yang hendak anda terangkan?
• Presentation anda akan jadi sangat hambar dan membosankan kerana anda hanya membaca daripada skrin projector.

Apa yang anda perlu lakukan ialah, ringkaskan ayat-ayat anda kepada kata kunci dan isi penting sahaja. Ingat, anda perlu terangkan dengan lebih lanjut tentang isi penting itu. Ini membuat anda kelihatan seperti anda benar-benar tahu tentang apa yang anda katakan itu.

Jadi mulai hari ini, ringkaskan apa yang anda tulis di slide powerpoint anda. Jangan takut untuk bercakap menghadap penonton. Ceritakan kepada penonton apa maksud isi penting yang terpapar di skrin projector anda.

Tips yang ketiga agak mudah. Elakkan daripada menggunakan bunyi-bunyi yang tidak berkenaan. Anda mungkin pernah lihat presentation yang mengeluarkan pelbagai bunyi setiap kali perkataan atau gambar keluar kan? Kadang-kadang ada bunyi yang keluar setiap kali slide bertukar. Ada bunyi orang tepuk tangan, bunyi machinegun, bunyi kereta berhenti kecemasan dan bermacam-macam bunyi lagi.

Pada pendapat saya, bunyi-bunyi itu bertujuan membantu penerangan anda jika anda membuat sebarang animasi yang melibatkan imej bergerak. Animasi akan jadi lebih menarik apabila ada bunyi. Tetapi bunyi-bunyi itu telah disalah gunakan dengan mengeluarkannya setiap kali perkataan keluar atau setiap kali slide bertukar.

Ada beberapa akibat jika anda gunakan bunyi-bunyi yang tidak berkenaan ini:

• Presentation anda kelihatan tidak professional dan kelihatan seperti anda sedang membuat presentation untuk kanak-kanak 5-6 tahun. Adakah itu imej yang cuba anda tonjolkan dalam presentation anda?
• Penonton anda akan rasa terganggu dengan bunyi-bunyi tersebut. Jika anda lihat sesiapa yang membuat presentation dengan bunyi-bunyi begini, cuba lihat reaksi penonton-penonton lain. Saya pasti ada penonton yang akan tersenyum sinis kerana bunyi-bunyi sangat tidak sesuai digunakan.
• Anda tidak akan dapat menyampaikan mesej presentation anda dengan baik. Ini kerana penonton anda akan hilang tumpuan mereka beberapa ketika setiap kali ana keluarkan bunyi-bunyi yang tidak sesuai itu.

Jadi, elakkan daripada melakukan kesilapan yang menjatuhkan imej presentation anda. Namun, jika anda rasa ada bunyi yang perlu anda gunakan untuk membantu menerangkan mesej anda, jangan ragu-ragu menggunakannya…..